Gestion des Sous-utilisateurs

Déléguez l'accès au portail AI4CALL à des collaborateurs et employés avec des comptes séparés

Qu'est-ce qu'un Sous-utilisateur ?

Les Sous-utilisateurs sont des comptes secondaires liés à votre compte principal (d'entreprise). Ils permettent à des collaborateurs, employés ou partenaires d'accéder au portail AI4CALL avec des identifiants séparés, tout en conservant un contrôle centralisé et une traçabilité des opérations.

Comment ça fonctionne

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Création Sous-utilisateur

Le compte principal crée le sous-utilisateur avec email, nom, prénom et mot de passe

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Activation

Vous activez le sous-utilisateur et le système envoie automatiquement les identifiants par email

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Accès

Le sous-utilisateur accède en utilisant l'email du compte principal + ses propres identifiants

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Suivi

Toutes les activités du sous-utilisateur sont enregistrées dans des logs consultables par le compte principal

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Création d'un Sous-utilisateur

Pour créer un nouveau sous-utilisateur :

  1. Allez dans le menu Gestion Sous-utilisateurs
  2. Cliquez sur + AJOUTER UN SOUS-UTILISATEUR
  3. Remplissez les champs requis :
    • Email: adresse email du collaborateur (sera utilisée comme nom d'utilisateur)
    • Prénom: prénom du collaborateur
    • Nom: nom du collaborateur
    • Mot de passe: définissez un mot de passe temporaire (le sous-utilisateur pourra le changer après la première connexion)
  4. Cliquez sur SAUVEGARDER

Note : le sous-utilisateur est créé mais est initialement dans l'état "Inactif".

Création d'un sous-utilisateur
Création d'un sous-utilisateur

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Activation d'un Sous-utilisateur

Pour activer un sous-utilisateur et lui envoyer ses identifiants d'accès :

  1. Depuis la liste des sous-utilisateurs, cliquez sur l'icône Modifier (crayon) du sous-utilisateur à activer
  2. Activez le toggle Actif
  3. Cliquez sur SAUVEGARDER

✉️ Le système enverra automatiquement un email au sous-utilisateur contenant :

  • L'email du compte principal à utiliser pour la connexion
  • Ses propres identifiants (email et mot de passe)
  • Les instructions pour accéder au portail
Activation d'un sous-utilisateur
Activation d'un sous-utilisateur

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Comment accède un Sous-utilisateur

Liste des Sous-utilisateurs
Liste des Sous-utilisateurs

Le sous-utilisateur accède au portail de cette manière :

  1. Il va à la page de connexion d'AI4CALL
  2. Il clique sur l'onglet SUB-USER
  3. Il saisit :
    • l'email du compte principal: l'email du compte principal
    • l'email du Sous-utilisateur: l'email du Sous-utilisateur
    • le mot de passe du Sous-utilisateur: le mot de passe du Sous-utilisateur
  4. Il clique sur SE CONNECTER EN TANT QUE SOUS-UTILISATEUR

Ce système garantit que chaque sous-utilisateur est toujours lié au compte d'entreprise principal.

Connexion Sous-utilisateurs
Connexion Sous-utilisateurs

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Suivi

Liste des Sous-utilisateurs
Liste des Sous-utilisateurs

Dans le tableau de bord de gestion, vous pouvez :

👁️ Visualiser

Liste complète de tous les sous-utilisateurs avec leur statut (Actif/Inactif) et leur visibilité

✏️ Modifier

Changer le nom, prénom, mot de passe ou statut d'activation

🗑️ Supprimer

Supprimer définitivement un sous-utilisateur du compte

📊 Suivre

Contrôler la dernière connexion et la date de création


Statuts du Sous-utilisateur :

  • Actif: vert : le sous-utilisateur peut accéder au portail
  • Inactif: rouge : le sous-utilisateur a été créé mais ne peut pas encore accéder

Visibilité :

  • Visible: le sous-utilisateur peut être vu dans les listes et les rapports
  • Définissez les permissions de visibilité selon vos besoins organisationnels

Cas d'usage

🏢 Équipe de Support

Chaque opérateur a son propre accès pour gérer les assistants dont il est responsable

🎯 Account Manager

Les commerciaux peuvent configurer des assistants pour leurs propres clients

👨‍💼 Consultants Externes

Les partenaires et consultants peuvent travailler sur le portail avec des accès temporaires

🔄 Rotation du Personnel

Ajout/Suppression facile de collaborateurs sans changer le compte principal

🔐 Sécurité

Chaque utilisateur a ses propres identifiants, aucun partage de mot de passe

Le nombre maximum de sous-utilisateurs disponibles est de 10. Contactez le support AI4CALL pour augmenter la limite si nécessaire.

Le compte principal peut réinitialiser le mot de passe du sous-utilisateur depuis la section "Modifier Sous-utilisateur". En désactivant et réactivant l'utilisateur, ce dernier recevra un email avec les nouveaux identifiants d'accès.

Actuellement, tous les sous-utilisateurs actifs ont les mêmes permissions opérationnelles (création d'assistants, gestion d'outils, RAG, etc.) mais ne peuvent pas modifier les paramètres de compte, de facturation ou créer d'autres sous-utilisateurs. Des fonctionnalités avancées de contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) sont en roadmap.

Allez dans "Modifier Sous-utilisateur", désactivez le toggle "Actif" et sauvegardez. Le sous-utilisateur ne pourra plus accéder immédiatement. Si vous voulez supprimer définitivement l'utilisateur, utilisez le bouton de suppression (icône corbeille).

Vérifiez que l'adresse email est correcte et regardez dans le dossier spam. Sinon, vous pouvez communiquer manuellement les identifiants au sous-utilisateur : email du compte principal + email et mot de passe du sous-utilisateur. Le sous-utilisateur pourra se connecter depuis l'onglet "SUB-USER" de la connexion.

Non, tous les sous-utilisateurs partagent le plan et le budget du compte principal. Toutes les minutes de conversation et les tokens LLM consommés sont comptabilisés sur le plan unique de l'entreprise.

Le sous-utilisateur accède au même portail que le compte principal avec toutes les fonctionnalités opérationnelles : il peut créer et modifier des assistants, gérer des outils personnalisés, des collections RAG, visualiser des statistiques et des rapports. Il n'a pas accès à : la gestion des sous-utilisateurs, les logs complets, les paramètres de facturation, les données administratives du compte.


Quelques utilisateurs d'ai4call