🔧 Configuration du serveur MCP - Excel Personnalisé

Guide complet pour configurer le serveur MCP (Model Context Protocol) pour les recherches dans les fichiers Excel avec votre assistant AI4CALL

Allez dans "MARKET" → "Marketplace Plugin" et cliquez sur Acheter pour "Excel Search" → GRATUIT

Allez dans "MARKET" → "Mes Plugins" et cliquez sur Configurer pour "Excel Search"

🚀 Navigation rapide :

⚠️ Services de tiers

Les intégrations décrites font référence à des services de tiers.
Les limites de débit, les modes d'authentification, les configurations techniques, les coûts et les politiques sont définis exclusivement par les fournisseurs respectifs et peuvent changer au fil du temps.

Les coûts des services externes sont supportés directement par l'utilisateur final auprès des fournisseurs des services eux-mêmes et ne sont en aucun cas gérés ou intermédiés par notre portail (par exemple, Meta ou d'autres fournisseurs pour WhatsApp, Zapier, Calendly, etc.).

⚠️ IMPORTANT À SAVOIR AVANT DE COMMENCER

Le serveur MCP ne peut exposer qu'UN SEUL fichier Excel à la fois comme outil "search_excel".

Vous pouvez télécharger et configurer autant de fichiers que vous le souhaitez, mais l'assistant IA ne pourra utiliser que celui que vous avez explicitement activé avec le bouton "ACTIVER EXCEL".

Lorsque vous activez un nouveau fichier, le serveur MCP remplace automatiquement le fichier précédent. Les autres fichiers restent sauvegardés dans le système mais ne sont pas exposés comme outils tant qu'ils ne sont pas activés.

Écran de configuration : téléchargement des fichiers, sélection de la feuille de calcul, définition de l'outil et des colonnes

Téléchargez votre fichier Excel

Commencez par télécharger le fichier Excel qui contient les données sur lesquelles vous souhaitez effectuer des recherches.

🎯 Que faire :

Accédez à la section "Télécharger un nouvel Excel"
Cliquez sur "Choisir un fichier"
Sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur (formats supportés : .xlsx, .xls)
Le fichier apparaîtra dans la liste "Excel Disponibles"

💡 Nota bene

Le premier fichier téléchargé est automatiquement présélectionné comme "Excel à configurer", mais il n'est PAS encore actif pour le serveur MCP tant que vous n'avez pas complété toutes les étapes de configuration et cliqué sur "ACTIVER EXCEL" !

Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers et tous les configurer, mais rappelez-vous : le serveur MCP utilisera uniquement celui que vous avez explicitement activé.

Sélectionnez la feuille de travail

Le serveur MCP peut travailler sur UNE SEULE feuille à la fois. Choisissez quelle feuille spécifique de votre fichier Excel vous voulez exposer comme interrogeable.

🎯 Que faire :

Dans la section "Excel à configurer", sélectionnez le fichier que vous voulez configurer depuis la liste déroulante
Défilez jusqu'à la section "Sélectionnez Worksheet"
Ouvrez le menu déroulant et choisissez la feuille qui vous intéresse
Vous verrez des informations comme : "StatisticheOperatività (29 colonnes, 1000 lignes)"

⚠️ Attention

Lorsque vous sélectionnez une feuille, le serveur MCP lira TOUTES les colonnes de cette feuille et les affichera dans la section suivante pour le mappage.

Si votre Excel a plusieurs feuilles (ex. "Janvier", "Février", "Septembre"), vous devez choisir quelle feuille spécifique exposer. Vous ne pouvez pas activer plusieurs feuilles simultanément - le serveur MCP travaillera uniquement sur la feuille sélectionnée.

Assurez-vous de choisir la bonne feuille avant de procéder au mappage des colonnes !

Configurez l'outil MCP

Définissez les paramètres que l'assistant utilisera pour identifier et utiliser ce fichier Excel spécifique via le serveur MCP.

🔌 Comment fonctionne le serveur MCP ?

Le Model Context Protocol (MCP) est un serveur qui expose des "outils" à l'assistant IA. Lorsque vous configurez cet Excel :

Le serveur MCP crée un outil nommé "search_excel"
La description de l'outil dit au LLM : "Quand l'utilisateur demande X, invoque cet outil"
Les colonnes mappées deviennent des paramètres dynamiques de l'outil
Les descriptions des colonnes disent au LLM : "Pour rechercher Y, utilise le paramètre Z"

En pratique : Plus vous êtes précis et détaillé dans les descriptions, mieux l'assistant comprendra QUAND et COMMENT utiliser cet Excel !

📝 Champs à remplir :

Nom de l'outil : OBLIGATOIRE
Identifiant unique de l'outil MCP (ex. Excel_OCClient_1 ou Excel_Septembre)
→ L'assistant utilisera ce nom pour invoquer l'outil via MCP
Résultats Max : OBLIGATOIRE
Nombre maximum de lignes à retourner dans une recherche (ex. 100)
→ Limite techniquement les résultats retournés par le serveur MCP
Description : FONDAMENTAL
Expliquez clairement ce que contient cet Excel et quand l'utiliser
Exemple CORRECT : "Base de données complète clients avec historique des appels et opérationnalité d'Octobre 2024"
Exemple INCORRECT : ~~"Fichier Excel"~~ ou ~~"Données"~~
→ Le LLM utilise cette description pour décider S'IL doit invoquer cet outil ! Soyez spécifique !

💡 Exemples de descriptions efficaces pour l'outil MCP

Au lieu d'écrire des descriptions génériques, soyez SPÉCIFIQUE sur le contenu et l'utilisation :

❌ INCORRECT : "Fichier Excel clients"
✅ CORRECT : "Base de données complète des clients actifs avec historique des appels, opérationnalité et statistiques relatives au mois d'Octobre 2024"

❌ INCORRECT : "Données septembre"
✅ CORRECT : "Statistiques opérationnelles hebdomadaires de tous les opérateurs du call center pour la période du 1er au 30 Septembre 2024, inclut les temps de réponse et le nombre d'appels gérés"

❌ INCORRECT : "Excel sonixis"
✅ CORRECT : "Rapport exporté depuis Sonixis contenant les détails techniques et anagraphiques de tous les appels reçus, avec timestamp, durée, résultat et identifiant opérateur"

Pourquoi est-ce important ?
Le LLM lit ces descriptions pour comprendre S'IL doit invoquer cet outil. Plus vous êtes détaillé sur CE qu'il contient et QUAND l'utiliser, mieux l'assistant comprendra quand chercher dans cet Excel au lieu de donner une réponse générique.

Mappez les colonnes interrogeables

C'est la partie LA PLUS IMPORTANTE : décidez quelles colonnes de votre Excel pourront être utilisées par l'assistant pour effectuer des recherches.

⚠️ RÈGLE D'OR

Seules les colonnes avec le toggle ACTIVÉ (🟢) seront interrogeables !
Les colonnes désactivées (⚪) existent dans le fichier mais l'assistant NE pourra PAS les utiliser comme filtres de recherche.

⚠️ ATTENTION AU TYPE DE DONNÉE

Le type de donnée influence directement comment le serveur MCP effectue les recherches :

Texte : recherche par contenu/similitude (ex. "Mario" trouve "Mario Rossi")
Nombre : comparaison exacte ou par plage (ex. en cherchant "42" trouve seulement exactement 42, pas "42abc")
Date : comparaison temporelle (ex. après le, avant le, entre dates)
Booléen : valeurs vrai/faux (true/false, 1/0)

Si vous vous trompez de type, les recherches échoueront ! Ex. si une colonne contient des nombres comme ID client (12345) mais que vous définissez "Texte", la comparaison ne fonctionnera pas correctement.

🗂️ Pour chaque colonne, vous devez configurer :

Activée : Toggle ON/OFF (🟢/⚪) CRITIQUE
→ Seules les colonnes ACTIVÉES (🟢) deviennent des paramètres disponibles dans l'outil MCP !
→ Si vous désactivez une colonne, l'assistant NE pourra PAS chercher dessus, même si elle existe dans le fichier
Colonne : Nom automatique détecté depuis l'en-tête de la feuille Excel
→ Ex. "Id", "Utilisateur", "IdOperateur", "AfterCallWork", "Staffed"
Type : OBLIGATOIRE
Format de la donnée - sert au MCP pour effectuer les comparaisons correctes
Options : Texte (recherche par similitude), Nombre (comparaison exacte/plage), Date (comparaison temporelle), Booléen (vrai/faux)
→ IMPORTANT : Choisissez le type correct ! Si vous mettez "Texte" sur une colonne numérique, les recherches échoueront !
Description : FONDAMENTAL
Expliquez ce que contient la colonne et quand le LLM doit l'utiliser
Exemples CORRECTS :
- "Code unique d'identification du client"
- "Nom complet de l'opérateur qui a géré l'appel"
- "Timestamp de la date et heure de l'appel"
- "Numéro de téléphone du client qui a appelé"
Exemples INCORRECTS : ~~"Id"~~, ~~"Données"~~, ~~"Champ"~~
→ Le LLM utilise cette description pour comprendre SUR QUELLE colonne chercher lorsque l'utilisateur pose une question !

💡 Exemple pratique de mappage MCP

Vous avez un Excel avec des données clients. Vous voulez que l'assistant puisse rechercher par nom client et ville, mais PAS par notes internes :

Configuration du mappage :

✅ Colonne "CLIENT" → Toggle ON (🟢)
• Type : Texte
• Description : "Nom complet du client (nom et prénom)"
✅ Colonne "VILLE" → Toggle ON (🟢)
• Type : Texte
• Description : "Ville de résidence du client"
❌ Colonne "NOTES_INTERNES" → Toggle OFF (⚪)
• Non configurée = non interrogeable

Résultat MCP : Le serveur génère un outil avec les paramètres dynamiques CLIENT et VILLE

Exemple d'utilisation :
L'utilisateur demande : "Cherchez Mario Rossi à Milan"
→ Le LLM invoque : search_excel(CLIENT="Mario Rossi", VILLE="Milan")
→ L'assistant trouve les résultats filtrés pour les deux paramètres
→ Les NOTES_INTERNES ne sont pas accessibles à l'assistant

📊 Indicateur de progression

En haut, vous verrez un compteur type (3/29) qui indique :
→ 3 colonnes mappées (activées)
→ 29 colonnes totales disponibles dans la feuille

Activez l'Excel pour le serveur MCP

Dernière étape : rendez le fichier Excel effectivement exposé par le serveur MCP à l'assistant IA.

⚠️ ⚠️ NE PAS OUBLIER CETTE ÉTAPE !

Même si vous avez tout configuré parfaitement, si vous ne cliquez pas sur "ACTIVER EXCEL", l'outil MCP NE sera PAS exposé !
Cette étape finale "dit" au serveur MCP : "Utilise CE fichier lorsque l'assistant invoque l'outil search_excel"

🎯 Que faire :

Après avoir complété la configuration et le mappage des colonnes
Défilez tout en bas de la page
Vous trouverez un bouton vert avec écrit "ACTIVER EXCEL"
Cliquez dessus
Le serveur MCP chargera ce fichier et l'exposera comme outil disponible pour l'assistant

🔌 Que se passe-t-il quand vous activez l'Excel ?

Lorsque vous cliquez sur "ACTIVER EXCEL" :

Le serveur MCP charge le fichier sélectionné en mémoire
Il crée un outil appelé search_excel avec des paramètres dynamiques basés sur les colonnes mappées
Il expose l'outil à l'assistant IA avec la description que vous avez écrite
L'assistant peut maintenant invoquer l'outil lorsque l'utilisateur pose des questions pertinentes

Si un autre Excel était actif, il est automatiquement désactivé et remplacé par le nouveau.

🔄 Changer de fichier actif

Si à l'avenir vous voulez utiliser un autre fichier Excel :

Sélectionnez le nouveau fichier depuis la liste "Excel à configurer"
Cliquez sur "ACTIVER EXCEL"
L'ancien fichier sera automatiquement désactivé par le serveur MCP
Le nouveau fichier devient celui exposé comme outil à l'assistant

Important : Un seul fichier à la fois peut être exposé par le serveur MCP. Il n'est pas possible d'avoir 2 Excel actifs simultanément.

✅ Configuration terminée !

Une fois l'Excel activé, le serveur MCP exposera l'outil search_excel à l'assistant. L'IA pourra maintenant invoquer cet outil pour rechercher des informations dans les données que vous avez configurées.

Essayez de poser une question à l'assistant qui nécessite de chercher dans les données de votre Excel !

🎯 RÉCAPITULATIF RAPIDE - Configuration du serveur MCP

Téléchargez le fichier Excel → Section "Télécharger un nouvel Excel"
Sélectionnez la feuille de travail → Menu déroulant "Sélectionnez Worksheet"
Configurez l'outil MCP : Nom unique + DESCRIPTION DÉTAILLÉE (fondamentale !) + Résultats Max
Mappez les colonnes : Activez le toggle (🟢) + Type correct + DESCRIPTION SPÉCIFIQUE de chaque colonne
Activez l'Excel → Bouton vert "ACTIVER EXCEL" (sans ça, ça NE fonctionne PAS !)

⚡ RAPPEL : Les descriptions (de l'outil et des colonnes) sont FONDAMENTALES parce qu'elles sont lues par le LLM pour comprendre QUAND invoquer l'outil MCP et QUELS paramètres utiliser. Elles ne sont pas optionnelles !

❓ Questions fréquentes

Les réponses aux questions les plus courantes sur la configuration Excel Personnalisé

? Puis-je utiliser plusieurs fichiers Excel simultanément pour les recherches ?

Non. Le serveur MCP ne peut exposer qu'un seul fichier Excel à la fois comme outil "search_excel". Vous pouvez télécharger et configurer plusieurs fichiers, mais seul celui activé avec le bouton "ACTIVER EXCEL" sera utilisable par l'assistant. Les autres restent sauvegardés mais non exposés.

? Comment changer le fichier Excel actif ?

Sélectionnez le nouveau fichier depuis la liste "Excel à configurer", puis cliquez "ACTIVER EXCEL". Le serveur MCP remplacera automatiquement le fichier précédent par le nouveau. Le remplacement est instantané.

? Que se passe-t-il si je ne mappe pas certaines colonnes de mon Excel ?

Les colonnes non mappées (avec toggle désactivé) NE deviennent PAS des paramètres de l'outil MCP. L'assistant ne pourra pas rechercher sur ces colonnes, même si les données existent dans le fichier. Seules les colonnes avec toggle activé sont exposées comme paramètres interrogeables.

? Pourquoi la description de l'outil est-elle si importante ?

La description est lue par le LLM pour décider QUAND invoquer l'outil MCP. Si vous écrivez "Fichier Excel", l'IA ne saura pas quand l'utiliser. Si vous écrivez "Base de données clients avec historique des appels d'Octobre 2024", l'IA comprendra exactement quand chercher dans ce fichier. Plus vous êtes spécifique, mieux cela fonctionne.

? À quoi sert la description de chaque colonne individuelle ?

Le LLM utilise les descriptions des colonnes pour comprendre SUR QUEL paramètre chercher. Si l'utilisateur demande "cherchez le client Mario Rossi", l'IA doit savoir que "CLIENT" est la bonne colonne à utiliser. Sans descriptions claires, l'IA ne sait pas quel paramètre invoquer dans l'outil MCP.

? Que signifie le type de donnée (Texte/Nombre/Date) dans les colonnes ?

Le type de donnée détermine comment le serveur MCP effectue les comparaisons : Texte = recherche par similitude/contenu, Nombre = comparaison exacte ou par plage, Date = comparaison temporelle, Booléen = vrai/faux. Si vous vous trompez de type (ex. mettez Texte sur des IDs numériques), les recherches échoueront.

? Puis-je configurer plusieurs feuilles (worksheet) du même Excel ?

Non. Le serveur MCP travaille sur UNE SEULE feuille à la fois. Si votre Excel a plusieurs feuilles, vous devez choisir quelle feuille spécifique exposer dans la section "Sélectionnez Worksheet". Il n'est pas possible d'activer simultanément plusieurs feuilles du même fichier.

? Que se passe-t-il quand je clique sur "ACTIVER EXCEL" ?

Le serveur MCP charge le fichier sélectionné en mémoire, crée l'outil "search_excel" avec les paramètres dynamiques basés sur les colonnes mappées, et l'expose à l'assistant IA avec la description configurée. À partir de ce moment, l'assistant peut invoquer l'outil pour chercher dans les données.

? Comment savoir combien de colonnes j'ai mappées ?

Dans la section "Mapping Colonnes", vous verrez un compteur type (3/29) qui indique : 3 colonnes mappées (activées) sur 29 colonnes totales disponibles dans la feuille. Le nombre change en temps réel pendant que vous activez/désactivez les toggles.

? Puis-je changer le mappage des colonnes après avoir activé l'Excel ?

Oui. Vous pouvez revenir sur la configuration, modifier les colonnes mappées (activer/désactiver toggle, changer les types, mettre à jour les descriptions) puis cliquer à nouveau sur "ACTIVER EXCEL" pour appliquer les modifications. Le serveur MCP rechargera le fichier avec la nouvelle configuration.

? À quoi sert le champ "Résultats Max" dans la configuration ?

Limite techniquement le nombre maximum de lignes que le serveur MCP retourne dans un seul appel de l'outil. Si vous définissez 100 et que la recherche trouve 500 résultats, le serveur ne retournera que les 100 premiers. Cela prévient des réponses trop longues qui pourraient saturer le contexte du LLM.

? L'assistant peut-il rechercher sur plusieurs colonnes simultanément ?

Oui. L'assistant peut invoquer l'outil MCP en passant plusieurs paramètres simultanément. Par exemple : search_excel(CLIENT="Mario Rossi", VILLE="Milan") cherchera les résultats qui correspondent aux DEUX critères. Toutes les colonnes mappées sont utilisables ensemble.

? Que se passe-t-il si je supprime un fichier Excel actif ?

Si vous supprimez le fichier actuellement actif, l'outil MCP cessera de fonctionner immédiatement. L'assistant ne pourra plus invoquer search_excel tant que vous n'activez pas un autre fichier Excel configuré. Les autres fichiers téléchargés ne sont pas affectés par la suppression.

? Puis-je utiliser le même nom pour plusieurs outils Excel ?

Non. Le nom de l'outil doit être unique. Si vous essayez de créer deux configurations avec le même nom (ex. "Excel_Clients"), le serveur MCP aura un conflit. Utilisez des noms différents comme "Excel_Clients_Janvier", "Excel_Clients_Février" pour les distinguer.

? Le serveur MCP supporte-t-il les formules Excel dans les cellules ?

Le serveur MCP lit seulement les VALEURS résultantes des cellules, pas les formules. Si une cellule contient une formule qui calcule "100", le serveur verra "100". Les formules ne sont pas exécutées par le serveur MCP, seules les valeurs déjà calculées dans le fichier sont lues.